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高新技术企业

远程办公效率面临挑战?专家建议穿正装增强仪式感

位置:首页 > 新闻动态 > 行业新闻 > 正文 发布日期:2020-03-02 浏览:

春节假期后,为阻断病毒传播的可能性,包括阿里巴巴、腾讯、华晨宝马、恒大等诸多企业纷纷延迟复工。字节跳动更是推迟到岗时间,要求员工返京隔离14天后于2月26日至3月1日到岗上班。智联招聘调查显示,仅有近六成企业在2月3日复工。
 
与此相对应的是,百度发布的《新型冠状病毒肺炎搜索大数据报告》显示,近30天,远程办公需求环比上涨663%,“云开工”成主流。远程在线办公,这一原本小众的办公方式,正在成为特殊时期不少人工作的日常选择。
 
超越空间限制,节省通勤时间
 
“各位网友,大家好,非常高兴在这个特殊的时期和大家通过网络见面,就大家关心的劳动法问题进行交流……”2月8日晚上7点半,北京京师律师事务所律师王辉身着正装,在家中为网友带来了一场关于“疫情防控下如何保护好劳动者合法权益”的公益讲座。
 
特殊时期,王辉的工作既有变化,也有不变。改变的是工作内容,从线上线下多种方式和客户沟通、处理案件、上庭,转变为和客户线上沟通、写作、备课及讲课。不变的是工作时间,每天依然保持在13个小时左右。
 
王辉目前已基本适应了远程办公:“一般的沟通工作能够胜任,也基本能够完成既定任务。”尽管沟通效果不及线下,但是找到一款适合自己的‘生产力工具’Zoom后,情况有所改观。“这款软件不仅音质清晰,还有在线录音、麦克风静音等功能,对提高会议效率、会后资料整理等都有一定帮助。”王辉表示。
 
采访中,人们大多认可远程办公超越空间限制、节省通勤时间的天然优势。就一线城市而言,如果有足够的自律意识,每天至少可以节省2个小时用于工作,同时还能兼顾家庭事务的处理。
 
招商证券研究报告显示,历次危机都会催生新的行业风口,在本次疫情暴发后,企业对于远程办公的需求剧增,相关服务商借机推出了一定时长的免费举措,加速培养用户习惯。有业内人士表示,即使疫情过去,远程办公也是未来的趋势。越来越多跨地区的团队合作,以及总部和分部日常来往都催生了远程办公的需求和场景。
 
字节跳动副总裁、飞书负责人谢欣透露了“健康报备”应用的开发过程,就很有代表性。公司动用数十人在数十个城市远程联动,在线协同办公,比如用文档拆解任务步骤,通过排期表让每个人看到任务进程,同时通过各种反馈群,吸纳大家的意见。
 
最终的版本里,每天会有一个机器人提醒填写健康信息,如果没有及时填写,会反复提醒,如果还没有填写,会加急提醒。团队领导也能看到团队成员的填写情况,还可以提醒他们尽快填写。两天后,应用上线,全公司5万名员工填写率接近百分之百。“快速响应背后,其实是字节跳动对工具的投入和应用。”谢欣认为。
 
管理沟通效率面临挑战
 
北京龙观科技集团有限公司位于海淀区中关村软件园,考虑到公司员工返京的实际情况,目前以居家办公为主。
 
“我们公司主要为中小企业提供双创服务,绝大部分工作需要见面沟通,所以目前在线办公以加强内部管理的事务性工作为主,都是我们往常业务忙的时候来不及做的一些细节性工作。”公司董事长高盛琳告诉记者。
 
在她看来,沟通成本上升是远程办公的短板之一。尽管每天都会给大家安排可量化的工作任务,并且按天验收工作,但相较于面对面沟通,线上办公沟通不够便利,也缺乏激发性和延展性。比如,公司一项服务是为企业提供品牌策划工作,需要团队在一起“头脑风暴”,在讨论中相互激发灵感、开阔思路,目前群内开会和视频会议效果都不太理想。
 
疫情改变了高盛琳的工作节奏。过去,她一年2/3的时间都在出差,考察各地情况,洽谈项目落地,并引导相关企业前往投资,剩下1/3时间则用于接待各地来京考察人员。“眼下,各地都在忙于疫情防控工作,产业发展项目都放缓进行,我们对外只能推进收集和提供文字信息等工作,做一些前期铺垫和准备,内部管理通过在线办公的方式苦练内功、厚积薄发。”
 
她所说的“内功”,包括内部管理的流程梳理、考核激励机制的健全、全员培训全岗位工作内容、优化公司网站及官微等宣传窗口。“我要对员工负责,不能坐以待毙。”她说。
 
高盛琳同时也是一位职场妈妈。谈及家庭干扰,她并不讳言:“多多少少有一定影响,孩子年纪小还不太懂事,无法像之前那样满负荷工作。”和其他有相同困扰的母亲一样,她的对策是提高效率,在保质保量的前提下,尽可能压缩工作时间。
 
远程在线办公并非适用于所有岗位。医疗检测行业研发人员朱先生认为,远程办公可能只适合某些行业的某些岗位。对于需要各种设备进行实验、检测、生产的人员来说,基本不太可能推进实际工作,对于财务、行政等需要提供后勤保障的人员来说,也不能长期依赖远程办公。不过,对于企划、知识产权、项目管理等人员则影响较小。
 
自律专注缺一不可
 
说起远程办公,美国Automattic公司不得不提。自2005年创立以来,这家公司坚持15年远程办公,旗下拥有全球使用量排名第一的网站构建系统。去年11月,公司估值达到30亿美元,1100名员工遍布全球75个国家。出于避免浪费、节约成本的考虑,公司仅有的一间总部办公室已于2017年关闭。
 
对于员工,公司却很大方。新入职的员工可以拿到2000美元改善自己的办公环境。员工如果觉得在共享办公空间或咖啡厅办公效率更高,那么,公司也会提供租金补贴或者为饮品买单。
 
公司创始人马特·穆伦维格认为,远程办公之所以在Automattic能够完美运转,主要原因在于公司扁平的管理架构和100%的透明度。所有与工作相关的对话、文件、会议记录以及培训都是对全公司员工可见的,这样可以最大程度上避免远程交流可能引发的摩擦与误解。
 
他有一句口头禅:“你可以晚起,你可以去打高尔夫,然后从凌晨2点工作到5点,关键问题是你到底做了什么?”在这家公司,即便远程工作并没有考勤,工作时间也不固定,但是最终,每个人的表现都要靠结果说话。
 
《5分钟商学院》主理人、商业顾问刘润介绍,在家办公(work from home,简称WFH)在很多公司,尤其是美国公司较为普遍。跨国公司的办公室之间本来就分布得比较远,所以团队之间的跨地域远程协作是非常重要的基本技能。
 
如何克服远程办公对管理和沟通效率带来的挑战?刘润给出了自己的建议。对于公司而言,需要加强定期沟通,实行早会制度和晚报告制度。大家在同一个时间段上班,才有彼此协同的基础。即便是远程工作,只不过是工作地点换了,工作时间段其实没有换。同时,把目标拆解为任务,每天的任务必须执行到位。另外,公司要为大家准备好线上协作工具,比如微信、企业微信、钉钉等即时沟通工具,支持多人同时在一篇文档上做修改的文档工具,完成一个项目管理任务的协作工具等。
 
对于员工,刘润也给了三点建议:一是准时起床,换上正式的衣服,通过仪式感提高协作效率;二是要将家中的办公和休息区域分开;三是区分好工作和休息时间,可以运用番茄钟工作法等提高效率。
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